[등기 노하우]회의록 공증에 대해서 알아보자! - 1탄(Feat.법인 등기)

맨땅에 헤딩하며 부동산, 법인 등기를 파헤치시는 분들을 위해, 내가 먼저 헤딩했던 기록을 공유해보고자 합니다. 오늘은 법인 등기를 진행하면서 이사회, 주주총회 회의록의 공증에 대한 내용입니다. 특히 법인같은 경우 공증을 하지 않으면 등기가 되지 않는 점들이 있어 공증 받기에 대한 내용을 정리했으니 참고가 되었으면 좋겠습니다. 

1. '공증'이란 무엇인가.

 공증이란 특정한 사실 또는 법률관계의 존재를 공적으로 증명하는 행정행위로 어떠한 행위 또는 그 행위를 기록한 서류에 대해 공적인 효력을 부여하는 절차로, 공증인가가 있는 변호사에게만! 가능합니다. 일반 법무법인 혹은 변호사에게 의뢰하는 것으로 잘못 알고 계신분들도 있는데 자격이 따로 필요하다는 것! 그래서 보통 법원 앞에 보면 법무법인에서 별도로 1층에 작게 공증만 따로 전문적으로하는 사무실을 내놓은 경우가 많이 있습니다.

 공증을 받는 경우는 가장 흔한 케이스가 사인간에 계약, 채권채무관계에 대해서 구두로 남겨 놓는 것이 아닌 서류로 작성을 하고, 이를 공증함으로써 공적인 효력을 갖게 되는 것입니다. 여기서 공적인 효력이라고 하면 추상적일 수도 있는데, '공증을 받아놓은 서류=1차 재판의 (승소)판결문=집행을 바로 할 수 있는 권원' 이 성립하게 되는 것입니다. 즉! 공증을 받아놓으면 그 채무자의 재산에 별도 재판 없이 집행을 신청할 수 있다! 입니다.

그리고 법인의 경우는 엄밀히 말하면 공증이 아닌 인증인데, 이사회나 임시, 정기주주총회를 통해 법인의 변경사항에 대한 의결을 진행할 때, 그 회의록을 인증함으로써 회의 내용에 공적 효력을 부여하는 경우가 가장 흔한 쓰임입니다.

2. 회의록 공증(인증) 필요 서류

그럼 이제 법인의 회의록 인증에 필요한 서류를 정리해보겠습니다.

• 주주총회 or 이사회 회의록 => 원본 2부(1부는 공증사무실 보관, 1부는 등기용으로 수령)
• 진술서 => 인증 촉탁받은 대리인이 작성
• 주주명부/사원명부/조합원명부
• 법인등기부등본 => 발급 3개월 이내의 것이어야 함.
• 정관 => 원본대조필 날인(법인 인감도장)이 필요.
• 확인서 => 의장인 (대표)이사가 작성.
• 위임장
• 법인인감증명서
• 위임받은 사람들의 인감증명서(발급 3개월 이내)
• 촉탁받은 대리인(방문자)의 신분증

위 서류들을 순서대로 준비 및 작성하셔서 공증사무실에 제출하면 됩니다.

3. 회의록 공증(인증)시 주의할 점.

위와 같이 서류를 작성하다보면 주의할 점이 몇가지 있는데 정리해보겠습니다.

• 작성 날짜 => 진술서만 공증사무실 방문날짜(현재일), 이외 주주명부, 확인서, 위임장은 회의일과 일치시킬것!
• 제출 서류의 발급일 => 법인인감증명서, 법인등기부등본, 위임인의 개인인감증명서는 반드시 발급 3개월 이내의 것을 제출해야 합니다!
• 동일한 날에 임시주주총회와 이사회를 함께 공증(인증)받는 경우 => 회의 시간을 주주총회, 이사회 순으로 작성합니다.
• 그리고 회의록만 각 2부씩 작성하면 되고, 나머지 부대 서류는 1부씩만 작성 및 준비해도 됩니다.
• 이사회 회의록만 공증(인증)받을 시, 주주명부는 작성되지 않아도 좋습니다.
• 등기 사항이간 하나, 의결을 요하는 사안이 아닐 경우( ex) 사내이사의 임기만료로 인한 퇴임, 그 인원 제외하고 다른 임원은 중임 혹은 새로운 임원이 등재될 경우) 회의록 문구에 혼선이 없도록 간략하게 기재해줍니다.                 ex) 사내이사 홍길동, 홍문동, 홍진동의 임기가 2021년 10월 14일 만료함에 따라 사내이사 홍길동은 퇴임, 사내이사 홍문동, 홍진동은 중임하게 되었기에....
• 정관에 기재된 내용이 최신화가 누락되어 현재 등기부등본과 다른 부분이 없는지 확인해야 합니다. (사업 목적, 본점 소재지, 감사의 유무, 자본금 관련 내용 등등)
• 주주총회의 경우 의결 정족수의 계산에 주의해야 합니다. 특히 감사에 관한 등기!

그리고 이외에도 공증시 상당한 변수가 많지만, 일단은 보편적으로 주의할 점에 대해서 작성해봤습니다.

4. 회의록 공증(인증) 비용.

공증에 대한 비용은 정해져 있으며, 법인 회의록 공증(인증)의 경우 3만원의 비용이 들어갑니다. 이 비용은 건당이므로 이사회, 주주총회 2가지 서류에 대한 공증시 6만원이 들어갑니다.

 

이상으로 법인 회의록 공증(인증)에 대한 내용 간략하게 다뤄봤습니다. 서식은 공증사무실마다 약간 상이하므로, 방문 or 작성 전에 공증인가법인 홈페이지 or 사무실에 문의하시면 양식은 빠르게 받을 수 있습니다!

그럼 법인 공증 업무를 직접 보시는 분들이 준비하시는데 도움이 되었길 바라며...궁금한 점은 댓글로 부탁드립니다~